Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI TWIN OFFICE S.A.

1. INFORMACJE OGÓLNE

Niniejszy dokument zawiera informacje, które zobowiązani jesteśmy Tobie przekazać podczas
pozyskiwania Twoich danych osobowych poprzez naszą stronę internetową lub z innych źródeł.
Dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe były:

przetwarzane zgodnie z prawem (w szczególności z RODO), rzetelnie, w sposób przejrzysty dla Ciebie („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane („prawidłowość”);
przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację Ciebie, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

2. DEFINICJE

TWIN OFFICE, My – oznacza Twin Office S.A. z siedzibą w Gdyni przy ul. Śląskiej 35/37, 81-310
Gdynia, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS
0000539114, NIP 5862208327, Regon 220523012

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych).

Strona Internetowa – strona internetowa TWIN OFFICE.

Ty – osoba, która udostępniła TWIN OFFICE swoje dane osobowe w określonym celu, z użyciem
formularza kontaktowego na Stronie Internetowej, poprzez e-mail lub w innej formie.

3. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH I JAK MOŻESZ SIĘ Z NIM
SKONTAKTOWAĆ?

Administratorami Twoich danych osobowych jest TWIN OFFICE.

W razie potrzeby kontaktu w sprawach związanych z ochroną Twoich danych osobowych prosimy o
skorzystanie z następujących form kontaktu:

mailowej na adres: [email protected].
pisemnej na adres:
Twin Office S.A.
ul. Śląska 35/37
81-310 Gdynia

4. CO SIĘ DZIEJE Z TWOIMI DANYMI OSOBOWYMI OD MOMENTU ICH ZEBRANIA DO USUNIĘCIA?

A. GDY WYSYŁASZ DO NAS ZAPYTANIE OFERTOWE LUB ZWRACASZ SIĘ O OGÓLNY
KONTAKT W SPRAWACH HANDLOWYCH

Jakie Twoje dane zbieramy? Do odpowiedzi na zapytanie ofertowe wystarczy nam podany przez
Ciebie adres e-mail. Jeżeli podasz inne dane, które okażą się niezbędne lub przydatne dla realizacji
Twojego zapytania ofertowego np. twoje dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), dane kontaktowe (adres
korespondencyjny, numer telefonu) to również będziemy je przetwarzać.

Po co je przetwarzamy? Abyś otrzymał od nas informację handlową, o którą się zwracasz.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane? Twoje dane przetwarzamy dla podjęcia działań
na Twoje żądanie przed zawarciem umowy nabycia usługi od nas, a w pozostałym zakresie na
podstawie Twojej zgody.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane? Twoje dane przetwarzane będą do czasu Twojej
rezygnacji z zainteresowania naszą ofertą, po udzieleniu przez nas odpowiedzi na Twoje pytania.

Komu udostępniamy Twoje dane? Oprócz naszych pracowników oraz współpracowników nie
udostępniamy nikomu Twoich danych, za wyjątkiem sytuacji, w których jest to niezbędne do celu dla
którego zbieramy te dane, np. powierzenie danych usługodawcy poczty elektronicznej.

B. GDY UDZIELASZ NAM ZGODY NA KONTAKT W CELACH MARKETINGOWYCH

Jakie Twoje dane zbieramy? Dla celów marketingowych zbieramy dane, których zakres umożliwia
nam kontakt z Tobą poprzez różne kanały komunikacji, które uważamy za najbardziej efektywne i
adekwatne w odniesieniu do typu informacji marketingowej, którą wysyłamy. Zakres danych obejmuje:
Twoje imię, nazwisko, nazwę firmy, którą reprezentujesz, zajmowane w niej stanowisko, numer telefonu
oraz służbowy adres e-mail.

Po co je przetwarzamy? Abyś mógł otrzymać od nas aktualną informację marketingową dotyczącą
TWIN OFICE.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane? Twoje dane przetwarzamy na podstawie
Twojej wyraźnej zgody udzielonej poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru przed
przekazaniem nam danych.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane? Twoje dane przetwarzane będą do czasu cofnięcia
udzielonej przez Ciebie zgody. Cofniecie to nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania,
którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Komu udostępniamy Twoje dane? Oprócz naszych pracowników oraz współpracowników nie
udostępniamy nikomu Twoich danych, za wyjątkiem podmiotu świadczącego dla nas usługi poczty
elektronicznej oraz hostingowe, ale dostęp ten ogranicza się do przechowywania danych na serwerze.

C. GDY KONTAKTUJESZ SIĘ Z NAMI W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ UPRAWNIEŃ LUB
OBOWIĄZKÓW WYNIKAJĄCYCH Z UMOWY, KTÓREJ JESTEŚ STRONĄ LUB GDY DZIAŁASZ
W IMIENIU STRONY TAKIEJ UMOWY

Jakie Twoje dane zbieramy? Gdy realizujesz uprawnienia lub obowiązki wynikające z zawartej z nami
umowy, zbieramy dane, które są niezbędne dla wykonania umowy, takie jak: Twoje imię i nazwisko,
nazwę firmy, którą reprezentujesz, zajmowane w niej stanowisko, numer telefonu, służbowy adres e-
mail.

Po co je przetwarzamy? W celu prawidłowego wykonania umowy (np. realizacji zgłoszeń
gwarancyjnych), wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z powszechnie obowiązujących
przepisów prawa oraz w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów takich jak prowadzenie
korespondencji w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz rozmów
telefonicznych, możliwość ustalania lub dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami
wynikającymi z umowy.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane? Twoje dane przetwarzamy na podstawie
art. 6 ust. 1 lit. b) (dla podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy nabycia towaru lub
usługi od nas), c) (obowiązek prawny ciążący na nas jako Administratorze) i f) (prawnie uzasadniony
interes nas jako Administratora – ochrona przed potencjalnymi roszczeniami).

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane? Twoje dane będą przetwarzane przez okres trwania
umowy, a także przez okres przedawnienia roszczeń, jakie mogą wyniknąć z umowy. Po tym okresie,
Twoje dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.

Komu udostępniamy Twoje dane? Twoje dane mogą być udostępniane naszym pracownikom,
współpracownikom oraz podwykonawcom, a także podmiotom świadczącym usługi związane z bieżącą
działalnością.

D. GDY KONTAKTUJESZ SIĘ Z NAMI W ZWIĄZKU Z APLIKOWANIEM DO PRACY W TWIN
OFFICE W ZWIĄZKU Z TWOJĄ ODPOWIEDZIĄ NA DZIAŁANIA REKRUTACYJNE TWIN
OFFICE

Jakie Twoje dane zbieramy? Zbieramy dane, które są niezbędne dla przeprowadzenia procesu
rekrutacji oraz te, które otrzymamy od Ciebie, a które uznajesz za ważne dla procesu rekrutacji, takie
jak: Twoje imię i nazwisko, datę urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, historię
edukacji/wykształcenia, historię zatrudnienia oraz inne dane, których zbieranie jest dozwolone
przepisami prawa, w szczególności przepisami kodeksu pracy.

Po co je przetwarzamy? W celu przeprowadzenia procesu rekrutacji i zatrudnienia wybranych
kandydatów, wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z powszechnie obowiązujących
przepisów prawa oraz w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów takich jak prowadzenie
korespondencji w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz rozmów
telefonicznych.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane? Twoje dane przetwarzamy na podstawie
następujących artykułów RODO: art. 6 ust. 1 lit. a) (Twoja zgoda), c) (obowiązek prawny ciążący na nas
jako Administratorze) i f) (prawnie uzasadniony interes nas jako Administratora).

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane? Twoje dane będą przetwarzane przez okres trwania
rekrutacji, ewentualnie dla potrzeb kolejnych rekrutacji w TWIN OFFICE, nie dłużej niż 24 miesięcy od
daty zakończenia procesu rekrutacji, zaś w każdym przypadku w razie odwołanie przez Ciebie zgody
na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Po tym okresie, Twoje dane będą przetwarzane jedynie
w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.

Komu udostępniamy Twoje dane? Twoje dane mogą być udostępniane naszym pracownikom,
współpracownikom oraz podwykonawcom biorącym udział w procesie rekrutacji, w tym dostarczającym
nam narzędzia do prowadzenia rekrutacji oraz świadczącym usługi związane z bieżącą działalnością
TWIN OFFICE.

5. JAKIE MASZ PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM PRZEZ NAS TWOICH DANYCH
OSOBOWYCH?

RODO daje Ci szereg uprawnień związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. W skrócie
opisane są one poniżej.

Prawo do żądania dostępu do danych osobowych dotyczących Ciebie

Masz prawo do potwierdzenia, czy przetwarzamy dane osobowe Ciebie dotyczące, a jeżeli ma to
miejsce, masz prawo do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:

cele przetwarzania;
kategorie odnośnych danych osobowych;
informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych;
w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
informacje o prawie do żądania od nas sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego Twojej osoby, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle;
informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli wystąpisz z żądaniem dostępu do danych osobowych dotyczących Ciebie dostarczymy Ci jedną kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które się zwrócisz możemy pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli zwrócisz się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczysz inaczej, informacji udzielimy powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.

Prawo do żądania sprostowania danych osobowych dotyczących Ciebie

Masz prawo żądania od nas niezwłocznego sprostowania dotyczących Ciebie danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, masz również prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.

Prawo do żądania usunięcia danych osobowych dotyczących Ciebie (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”)

Masz prawo do niezwłocznego żądania usunięcia dotyczących Ciebie danych osobowych, a my mamy obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

Twoje dane osobowe nie są już nam niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
Twoja zgoda na przetwarzania danych osobowych została cofnięta i nie mamy innej podstawy prawnej przetwarzania;
Twoje dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądania od nas ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:

kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych;
przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Ty sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
my nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
otrzymaliśmy od Ciebie sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania (patrz poniżej) – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po Naszej stronie są nadrzędne wobec podstaw Twojego sprzeciwu.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Ciebie danych osobowych opartego na niezbędności przetwarzania danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Nas. W razie wniesienia takiego sprzeciwu nie będziemy już mogli przetwarzać Twoich danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Ciebie dotyczące, które od Ciebie otrzymaliśmy, oraz masz prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód z naszej strony, jeżeli:

przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub na podstawie umowy jaką z Tobą zawarliśmy; oraz
przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Wykonując prawo do przenoszenia danych masz prawo żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Prawo do przenoszenia danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

6. PROFILOWANIE

Nie stosujemy profilowania, a wobec osób, których dane dotyczą nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Dane osobowe mogą być przekazane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego w związku z korzystaniem przez TWIN OFFICE z rozwiązań teleinformatycznych dostawców z tego obszaru. W takim przypadku Twin Office zapewni mechanizm, który zgodnie z prawem Unii Europejskiej legalizuje transfer i zapewni odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych. Ponadto dane osobowe mogą być przekazywane organom lub podmiotom publicznym (bądź wykonującym zadania publiczne) uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

8. GDZIE MOŻESZ ZŁOŻYĆ SKARGĘ GDY UZNASZ, ŻE TWOJE DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE NIEZGODNIE Z PRAWEM?

Jeżeli uważasz, że Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych zostały naruszone przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzoru, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niemniej zachęcamy do uprzedniego kontaktu z nami celem wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.

9. INFORMACJA O PLIKACH COOKIES

Strona Internetowa korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii (łącznie „Cookies”), które jednak można wyłączyć za pomocą ustawień przeglądarki internetowej.

Administrator stosuje dwa typy Cookies: (1) wydajnościowe (zbierające informacje na temat sposobu używania Serwisu przez odwiedzających, np. najczęściej odwiedzanych stron lub komunikatów o błędach itp.), a także (b) funkcjonalne (zapisujące ustawienia Użytkownika, np. język, wyrażone zgody itp.).

Nadto, Strona Internetowa korzysta z usług podmiotów trzecich, takich jak Google Analytics (https://www.google.pl/intl/pl/analytics/), które wykorzystują Cookies w następujących celach: monitorowanie ruchu w Serwisie; zbieranie anonimowych, zbiorczych statystyk, które pozwalają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu i umożliwiają jego ciągłe doskonalenie.

Cookies nie służą do gromadzenia danych osobowych Użytkownika. Cookies nie zmieniają konfiguracji komputera Użytkownika, nie służą do instalowania bądź odinstalowania jakiegokolwiek programu komputerowego, nie ingerują w integralność systemu bądź danych Użytkownika.

Administrator zastrzega sobie możliwość korzystania z usług podmiotów trzecich w zakresie opracowywania statystyk dotyczących korzystania ze strony internetowej. Administrator oświadcza, że w takim wypadku podmiotom nie zostaną udostępnione żadne dane identyfikujące Użytkownika.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz.1907) Użytkownik ma prawo zadecydowania w zakresie dostępu plików Cookies do swojego komputera poprzez ich uprzedni wybór w oknie swojej przeglądarki.

10. KIEDY POLITYKA PRYWATNOŚCI MOŻE ULEC ZMIANIE

Jesteśmy uprawnieni do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w każdym czasie, w szczególności w razie zmiany przepisów lub wytycznych z zakresu ochrony danych osobowych. O każdej zmianie poinformujemy Cię e-mailem lub poprzez informację na Stronie Internetowej.