Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

TWIN OFFICE SA

Firma Twin Office SA jest administratorem Twoich danych osobowych. Jeśli chcesz się ze nami skontaktować w kwestiach dotyczących Twojej prywatności, a ściśle naszego przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz skorzystać z tego adresu skrzynki e-mail:biuro@twinoffice.pl – nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, gdyż nasza główna działalność nie wymaga regularnego i systematycznego monitorowania podmiotów danych na dużą skalę ani nie polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych dotyczących wyroków skazujących lub naruszeń prawa; nie jesteśmy też organem ani podmiotem publicznym.

 

RODO

Jako przetwarzający Twoje dane osobowe w związku z naszą działalnością podlegamy przepisom regulującym ochronę prywatności, w tym przepisom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; „RODO”). W tej polityce prywatności („Polityka Prywatności”) opowiemy Ci o tym, jakie dane osobowe, w jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy, komu je udostępniamy, a także zwrócimy Twoją uwagę na prawa, które RODO przyznaje podmiotom danych osobowych, takim jak Ty. Nasz obowiązek informacyjny będziemy realizować również gdzie indziej, zwłaszcza w naszym serwisie WWW (www.twinoffice.pl i odpowiednie podstrony; łącznie, „Serwis”), podając Ci konkretne i stosowne komunikaty. Jeśli w Polityce Prywatności lub w odnośnych komunikatach użyjemy rodzaju męskiego, stanie się tak wyłącznie ze względu na spójność, zwięzłość i czytelność przekazu – Serwis oraz mnasza oferta skierowana jest niedyskryminacyjnie do przedstawicieli wszystkich płci i stanów.

 

PRZETWARZANIE DANYCH

Zanim przejdziemy do dalszej części Polityki Prywatności, powinniśmy przedstawić Ci dwie podstawowe definicje, które pomogą nam wszystkim nawigować na obszarze RODO; mianowicie: pojęcie danych osobowych obejmuje informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, takie jak na przykład: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy. Z kolei, przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, dla przykładu: zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przy okazji, prosimy Cię o niepodawanie nam w ogóle, a za pośrednictwem Serwisu w szczególe, informacji ze szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej.

 

CELE PRZETWARZANIA

Zasadniczo przetwarzamy dane osobowe, które Ty sam nam dostarczyłeś, czy to kontaktując się z nami przez odpowiedni formularz w Serwisie, narzędzia oraz funkcjonalności w ramach naszej strony firmowej www lub pocztę e-mail. Nasze przetwarzanie Twoich danych osobowych służy dosyć oczywistym celom, które sam określasz lub bez problemu rozpoznajesz – i tak, dla przykładu, odpowiadamy na Twoje pytania i na Twoją prośbę przesyłamy Ci naszą ofertę lub informacje handlowe (newsletter itd.). Jeśli przyjdzie nam do głowy przetwarzać Twoje dane osobowe w innym celu niż dotychczasowy, damy Ci o tym znać i spróbujemy uzyskać Twoją zgodę na przetwarzanie w nowym celu. Podobnie, gdy Twoje dane osobowe pozyskamy od osób trzecich, niezwłocznie po pozyskaniu tych danych lub przy pierwszej komunikacji z Tobą przekażemy Ci odpowiednie informacje.

 

PODSTAWY PRZETWARZANIA

Jeśli prosimy Cię o zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych, dbamy o to, by Twoja wola była swobodna, odpowiednio poinformowana, konkretna i jednoznaczna, a nadto, byś miał świadomość, że w każdej chwili możesz wycofać swoją zgodę na dalsze przetwarzanie Twoich danych osobowych. Nie zawsze musi być to checkbox, ale nigdy nie będziemy zakładać Twojej zgody, dopóki nie dasz nam wyraźnego sygnału, że akceptujesz przetwarzanie przez nas  Twoich danych osobowych.

W innych przypadkach nasze przetwarzanie Twoich danych osobowych może opierać się na tym, że jest ono niezbędne do wykonania łączącej nas umowy lub podjęcia działań, na Twoje żądanie, przed zawarciem umowy. Może zdarzyć się też tak, że porównanie Twoich interesów lub podstawowych praw i wolności z interesami naszymi lub osób trzecich umożliwi nam legalne przetwarzanie Twoich danych osobowych – czy to w celu marketingu bezpośredniego, czy to w celu przeciwdziałaniu oszustwom lub nadużyciom, czy to w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji – wówczas poinformujemy Cię o przeważających interesach naszych lub osób trzecich. W tym miejscu tylko zaznaczymy, że – w oparciu o uzasadniony interes własny – będziemy przetwarzać Twoje, jako naszego klienta, dane osobowe w celu marketingu bezpośredniego usług TWIN OFFICE SA, również z wykorzystaniem profilowania, w celu dostosowania Serwisu oraz naszej oferty do Twoich potrzeb i oczekiwań.

W tym miejscu rozwiniemy nieco wątek podstawowych procesów biznesowych realizowanych przez TWIN OFFICE SA z wykorzystaniem Twoich danych osobowych. Jeśli chcesz zawrzeć z nami umowę sprzedaży usługi, przetwarzam Twoje dane osobowe najpierw, by podjąć na Twoje żądanie niezbędne działania przed jej zawarciem, a następnie – by ją wykonać. Umowa sprzedaży usług nakłada na nas szereg zobowiązań, wśród których jest zaplanowanie, realizacja i ewaluacja zamówionej usługi. Choć są to nasze zobowiązania, ich wykonanie angażuje nie tylko naszych pracowników – nota bene przeszkolonych w zakresie RODO, upoważnionych do przetwarzania i zobowiązanych do zachowania poufności Twoich danych osobowych – ale także osoby trzecie, mniej (jak dostawcy łączy i hostingu dla Serwisu) lub bardziej (inni podwykonawcy) aktywne w procesie sprzedaży, ale w każdym przypadku zweryfikowane pod kątem zapewniania wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Cykl życia Twoich danych osobowych nie kończy się z momentem dostarczenia Ci usługi, gdyż – na podstawie przepisów prawa – przysługują Ci uprawnienia, nazwijmy je, posprzedażne; i tak, na przykład, mimo że nie udzieliłeś nam zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu obsługi reklamacji, to możemy to robić legalnie, gdyż Twoim uprawnieniom odpowiadają nasze obowiązki, których nie możemy zrealizować inaczej niż z wykorzystaniem Twoich danych osobowych.

 

MINIMALIZACJA, RETENCJA, ZABEZPIECZENIA

W każdym razie, zapewniamy Ci odpowiednią informację wyjaśniającą podstawy i cele naszego przetwarzania Twoich danych osobowych, kiedykolwiek będziemy zbierać te dane. Bez względu na to, czy podstawą naszego przetwarzania Twoich danych osobowych będzie zgoda, umowa, prawnie uzasadniony interes lub inna przesłanka legalizująca przetwarzanie, będę dbać o to, by zakres Twoich danych osobowych zbieranych lub inaczej przetwarzanych był jak najmniejszy, chyba, że sam zdecydujesz przekazać nam dane osobowe w większej ilości lub na czas dłuższy niż to niezbędne. Co do zasady Twoje dane osobowe żyją w TWIN OFFICE nie dłużej niż 4 lata po zakończeniu transakcji, w związku z okresem przedawnienia roszczeń; szczegóły dotyczące tej kwestii reguluje nasza wewnętrzna polityka retencyjna. Przez cały okres retencji Twoich danych osobowych dokładamy starań, by zminimalizować lub wyłączyć ryzyko wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych – w tym poprzez: szyfrowanie transmisji, kontrolę procedur zbierania, przechowywania i innego rodzaju przetwarzania oraz ograniczenie dostępu do Twoich danych osobowych.

 

TWOJE PRAWA

Co więcej, chcemy zwrócić Twoją uwagę na Twoje prawa do żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w tym na Twoje absolutne prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, a także do przenoszenia danych. W tym miejscu musimy jednak zastrzec, że o ile dostęp do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii danych, a także możliwość sprostowania tych danych są niemalże nielimitowane, o tyle prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) doznaje ograniczeń i nie może zostać zrealizowane, jeśli przetwarzanie jest niezbędne dla nas do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podobnie, Twoje żądanie otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przesłania danych osobowych innemu administratorowi zostanie zaspokojone tylko co do danych osobowych dostarczonych przez Ciebie, a przetwarzanych przeze nas na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany. Co również istotne, nie podejmujemy decyzji prawnych lub innych, które miałyby istotny wpływ na Ciebie, w oparciu o wyłącznie zautomatyzowane przetwarzanie. W każdym razie, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

 

ODBIORCY

Dopóki Twoje dane osobowe będą przetwarzane przeze nas, ich przetwarzanie będzie następować z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym odpowiedniej kadry i mechanizmów szyfrowania tak, by spełnić wymogi RODO oraz chronić Twoje prawa. Jeśli zdecydujemy się powierzyć przetwarzanie Twoich danych osobowych osobom trzecim, a zrobimy to w przypadku korzystania z zewnętrznych zasobów informatycznych, aplikacji lub usług chmurowych i podobnych, wybiorzemy tylko takie podmioty przetwarzające, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz chroniło Twoje prawa. Listę podmiotów przetwarzających dane udostępnimy na Twoje żądanie – obiecujemy ją aktualizować na bieżąco.  W celu dotarcia do Ciebie z naszymi komunikatami marketingowymi poza Serwisem (remarketing) korzystamy z usług zewnętrznych dostawców, takich jak Google. Dane dotyczące Twojej aktywności, takie jak: historia wyszukiwania, kliknięcia, odwiedziny, historia i Twoja aktywność związana z naszą komunikacją mailową z Tobą, wykorzystujemy do stworzenia Twojego profilu, odpowiadającego Twoim zainteresowaniom i preferencjom. Następnie do tak stworzonego profilu dopasowujemy informacje marketingowe dotyczące naszych usług, które mogą Cię zainteresować. Kończąc, już tylko zaznaczymy, że preferujemy takich dostawców i innych odbiorców Twoich danych osobowych, którzy przetwarzają dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym; choć nie mamy zamiaru przekazania Twoich danych osobowych do państwa trzeciego, jeśli miałoby się tak jednak zdarzyć, wybierzemy państwo lub odbiorców, którzy zapewniają odpowiedni stopień ochrony, chociażby w ramach samocertyfikacji w programie Privacy Shield (https://www.privacyshield.gov/welcome).

 

COOKIES

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii (łącznie, „Cookies”), które jednak możesz wyłączyć za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. TWIN OFFICE SA stosuje dwa typy Cookies: (1) wydajnościowe (zbierające informacje na temat sposobu używania Serwisu przez odwiedzających, np. najczęściej odwiedzanych stron lub komunikatów o błędach itp.), a także (b) funkcjonalne (zapisujące Twoje ustawienia jako użytkownika, np. język, wyrażone zgody itp.). Nadto, Serwis korzysta z usług podmiotów trzecich, takich jak Google Analytics (https://www.google.pl/intl/pl/analytics/), które wykorzystują Cookies w następujących celach: monitorowanie ruchu w Serwisie; zbieranie anonimowych, zbiorczych statystyk, które pozwalają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu, i umożliwiają jego ciągłe doskonalenie; potrzebne do analizy korzystania z Serwisu ustalanie liczby anonimowych użytkowników Serwisu; kontrolowanie, jak często pokazywana jest użytkownikom wybrana treść lub jak często użytkownicy wybierają daną usługę. Serwis może zawierać aktywne linki do innych stron w sieci Internet, którymi zarządzają niezwiązane z nami podmioty, według zasad autonomicznie przyjętych, a czasem nierespektujące wymogów RODO. Zalecamy lekturę odnośnych polityk prywatności przed przystąpieniem do korzystania z tych stron.